G Suite：注册Google办公套件之前需要了解的一切
CNET @ Work：几乎所有小型企业都可以负担得起G Suite的价格，并且收益非常可观。
随着技术越来越与业务的各个方面交织在一起，CNET @ Work可以帮助您-少于五名员工的小型企业的生产者-入门。
尽管每个小型企业都不同，但是几乎每个小型企业都需要一组特定的应用程序。
这些应用程序通常捆绑到办公室“套件”中，并由电子邮件，日历，文字处理和电子表格组成。 它们有时会附带其他工具，例如表示管理器，数据库或表单管理器等。 一种这样的办公套件是Microsoft Office，现在主要以Office 365的形式出售。另一种是Google的G Suite。
多年来，Microsoft以其Office产品套件的形式一直主导着Office套件市场。 在我们成为以移动和Web为中心的世界之前，人们必须通过插入CD-ROM（回到过去），DVD（回到过去）或通过下载和 启动安装程序。
毫无疑问，Microsoft的Office桌面应用程序功能强大且功能强大，但对于许多用户而言却过于矫kill，令人生畏的复杂性，以及持续的维护和许可证管理挑战。
Microsoft Office仍然存在。 实际上，它是历史上最成功的产品之一。 它于1990年作为捆绑软件推出，但其核心应用程序（如Word和Excel）于35年前的1983年推出。
这是G Suite文章中的为什么我要谈论Office？ 办公室是这个空间中重达800磅的大猩猩。 要了解G Suite可能适合您的企业的位置，对Office有所了解会很有帮助。
文件：G Suite的文字处理器
大多数小型企业通常会选择Office 365或G Suite。 我之所以使用这两者，是因为它们在小企业价位上都足够便宜。 我有需要不同工具的不同客户项目，并且两种产品都使用了我最喜欢的功能。
我定期进行大型演示，通常使用60-70张幻灯片或更多幻灯片，并且在PowerPoint的桌面版本中进行演示。 我们仅使用的网络广播软件会摄取PowerPoint幻灯片，而我有20年的记忆力。
但是我也使用G Suite。
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我将Gmail用作主要的通讯工具，并且不断使用它。 在2014年，我从台式机Outlook切换到Gmail，对此片刻后悔。
对我来说，G Suite的核心是Gmail。 三个最大的好处是它随处可见，我不必担心我的邮件文件在哪里（这在Outlook时代是个问题），并且可搜索性极佳。
我有18GB的电子邮件，可以追溯到1997年。当我移至Gmail时，我将所有Outlook邮件移至了Gmail邮件存储区。 因此，即使我自2014年以来仅使用过Gmail，但我仍可以在大约一秒钟的时间内搜索我的所有邮件历史（可追溯到21年以前）。
由于我知道你们中的一些人会问，所以我使用了一个名为YippieMove的服务（说真的，这就是他们的名字）。 花了大约一周的时间，但是我所有的邮件都完美地从我的Office 365帐户传输到了Gmail。
除Gmail外，以下是G Suite随附的标准应用程序：
表格：电子表格
老实说，这些核心G Suite商业应用就是我所说的“足够好”。 对于大多数用户而言，对于大多数应用程序而言，文档，表格和其他功能都很棒。
就是说，如果您是高级电子表格用户，需要执行高级数学建模，则可能需要桌面Excel。 如果您要写一本需要在生产系统上使用的书，则可能需要Microsoft Word或传统的桌面出版程序包。 正如我所提到的，我会制作大量的演示文稿，因此Microsoft PowerPoint的桌面版本是我唯一的选择。
但是，绝大多数用户并不是具有非常具体，深入和极端情况的需求的高级用户。
G Suite的简洁性具有强大的吸引力。 数字营销公司，总部位于加利福尼亚的Exprance的所有者尼克·莱夫勒（Nick Leffler）告诉我：“我已经使用G Suite多年了，它的每一个步骤都很棒。与其封装无用的功能，不如使事情复杂化（例如 Office 365）干净整洁。”尼克选择G Suite的原因是，“对于大多数人来说，它是熟悉的基础，因此无需学习，它就不会妨碍完成工作。”
大多数人都知道，Gmail和各种Google应用程序（如“文档”和“表格”）是免费提供的。 那为什么有人会以G Suite的形式付款呢？
G Suite旨在提供各种面向业务的功能。 稍后，我将更深入地介绍其中的大多数功能，但以下是您为什么要购买G Suite订阅而不是使用Google的消费者版应用程序的简要说明：
幻灯片：基本的演示文稿包
其中一些非常有用。 我个人很看重增加的存储，个性化的电子邮件域和支持。 贵公司哪些功能受益取决于您的需求。
我对社交媒体进行了ping操作，并询问了一些人他们如何使用G Suite。 萨曼莎·阿夫内里（Samantha Avneri）是在线注册软件公司Regpack的市场总监，该公司只有不到30名员工。
她告诉我：“我们在业务中广泛使用G Suite工具来完成任务并将协作文档保存在一个位置，易于编辑，并且易于搜索和查找。” 她接着告诉我：“文档对于我的内容营销项目而言是无价的，而表格是我上载，编辑和共享报告，预算等的唯一方式。”
Anita Williams Weinberg是位于西雅图的创意机构VerbStudios的首席和创意总监。 Anita告诉我：“我们与许多初创公司合作时，我的团队广泛使用G Suite产品。许多公司都在引导区块链，人工智能或物联网公司，因此Google解决方案对他们而言确实具有超高的性价比。”
说到性价比，让我们谈谈价格。
Office 365的定价可能会引起混乱-Microsoft级别的混乱。 Office订阅的种类繁多-取决于您是个人，小型公司，企业还是已有一些现有的Windows许可或Azure计划-几乎不可能在一个单一的帐户中描述所有选项 文章。
相比之下，G Suite具有三个计划：基本计划，业务计划和企业计划。 这是一个简短的摘要：
这是我最喜欢G Suite的事情之一。 这很清楚而且可以理解。
Office 365是一款有趣的产品，因为它是混合产品。 购买Office订阅时，您可以访问Office核心应用程序的可下载完整版本（您获得的应用程序取决于哪个订阅），以及用于移动和Web的应用程序的受限版本。
表格：用于构建快速但功能强大的表格的工具
G Suite是我们极客称之为软件即服务的SaaS应用程序。 您订阅了G Suite，而不是购买了。 与诸如Office核心应用之类的老式可安装软件不同，您不必在计算机上安装G Suite。 相反，您只需登录G Suite帐户（就像您登录Gmail一样）。
您可以在手机上安装一些移动应用程序，并且具有离线模式，因此您可以在G Suite中处理项目，而无需连接到Internet。 这对您旅行很有帮助。 虽然就我个人而言，当我失去互联网连接时，我只是坐在那里，可怜地抱怨，直到碎片开始再次流动。
Candy Bellau是Kramerica Business Solutions LLC的所有者，该公司是一家会计和商业服务提供商，位于新奥尔良郊外的路易斯安那州Metairie。 她告诉我：“我爱G Suite，所有内容都捆绑在一起，包括电子邮件，日历，照片，驱动器，工作表。它们都在那里。我可以从笔记本电脑，电话或任何计算机上访问所需的任何内容。 要做的就是登录。对于我的生意和我的生活，这使事情变得更加轻松。”
现在，消费者gmail还允许您从个性化域接收和发送邮件。 区别在于，这样做（尤其是发送）需要另一个托管该域的电子邮件服务器。 G Suite处理该域的托管，从而大大减少了复杂性。
我绝对依靠Google日历来管理我的所有项目和截止日期。 我现在正在用Google Docs写这篇文章（尽管我也使用Word －这主要取决于对我的客户最有效的选择）。 我使用环聊与我的工作团队进行沟通。 而且我已经备份了数TB的数据到Google云端硬盘。
G Suite还包括Google+，这也是Google的社交网络。 在G Suite的背景下，使Google+变得有趣的是，您可以创建自己的私有安全企业社交网络。 因此，尽管Google+作为Facebook的竞争对手可能并未获得实质性的吸引力，但私下在您自己的组织内部使用Google+的功能可能会很有帮助。
我很少使用Google+，但是我使用基于G Suite应用程序的协作。 简而言之，您可以在屏幕上打开电子表格或文字处理文档，并与您想要的团队成员共享。 每个人都可以对其进行编辑，并在键入时显示更改。
我的团队经常在电话会议中使用此功能，有时会同时打开两个或三个文档并在屏幕上显示。 团队成员可以添加自己的注释，编辑电子表格单元格或修改文本。 我经常会在电话上写标题，然后指向它，客户可以实时进行更改。 这是一个巨大的时间节省。
肖恩·布雷耶（Shawn Breyer）经营位于亚特兰大的布雷耶购房者，这是一项购房服务。 请查看他们的网页，因为他们在房屋销售市场上拥有有趣的商业模式。 肖恩告诉我：“我们可以借助G Suite的协作功能来加快生产速度。我可以让五个人同时处理同一个Google表格文件。”
现在，公平地说，Microsoft核心应用程序的在线版本还允许出色的协作，但这并没有削弱G Suite的协作能力。 我发现G Suite更加易于设置，访问和使用。
Google应用也更常见于协作使用。 在我曾经共享实时文档的数百次电话会议中，我认为我们唯一使用联机Office 365应用程序的时间是客户端是Microsoft。
Google云端硬盘是Dropbox，Microsoft的OneDrive，Box和其他类似服务的直接竞争对手。
与其他G Suite应用程序一样，有Google云端硬盘的消费者版和个人版，以及嵌入到G Suite中的一个版本。 与其他消费者的Google应用不同，用户必须以两种方式支付Google云端硬盘的费用-单个版本的价格可能会比G Suite订阅的价格更高。
让我们先看一下消费者版本。 从今天开始（存储服务的价格发生了很大变化，因此阅读时可能会有所变化），消费者可以获得15GB的免费存储空间。 如果您使用消费者Gmail，则所有邮件以及应用程序中的任何文件都会占用该存储空间。 Google确实也允许一些免费的照片存储，因为Google Drive的消费版是许多Android手机的备份。
在这15 GB之后，存储空间（再次在非G Suite版本的Google云端硬盘中）定价如下：
如您所见，它加起来。
将这些价格与G Suite中的价格进行比较需要花些时间，但我需要花一分钟时间。 对于G Suite，Google有两种定价模式：按用户分配存储空间和完全不受限制的存储空间。
G Suite便宜的座位按用户存储。 基本计划以每月5美元的价格提供30 GB的云存储空间（以及上面讨论的所有其他G Suite功能）。 如果您想要的只是存储，显然每月$ 1.99的消费者版本（100 GB）是更好的选择。
在业务计划中，事情开始变得有趣起来。 如果您的业务计划中的用户少于五个，则每个用户每月需支付10美元，并获得每个用户1 TB的存储空间。 这与消费者服务基本上是相同的。
但是，当您有五个或更多用户时（根据业务或企业计划），突然之间您将拥有无限的存储空间。 好大
过去，许多云存储公司都提供无限的存储空间，但是它们一一撤退了。 现在，我发现的唯一一家以小型企业可以承受的价格提供无限存储空间的公司就是Google。
我的Google云端硬盘中有13 TB的存储空间。 我还有更多，但是自从我切换到Google云端硬盘以来，Comcast的上传速度是如此之慢，因此我只能设法在其中获得13 TB的存储空间。 我还有很多事情要做。 我将Google云端硬盘用作我的云备份服务，并保留所有文档的实时副本。 （有关此内容的更多信息。）
如果我要尝试使用Google云端硬盘的消费者定价模型来存储13 TB的存储，那么我每月要支付近200美元，而所有存储空间都将仅与我的帐户绑定。 我的小生意包括我的妻子，她将无法轻松共享该存储空间。
另一方面，我在Google G Suite商业计划中购买了五个用户的订阅。 每个用户每月需支付10美元。 因此，我每月要为不受限制的存储空间支付50美元，而不是每月为200 TB的存储空间支付200美元。
有点奇怪，因为我只有两个实际用户，但是通过每月支付50美元，Google的庞大存储资源就完全开放了。 我也知道我可以轻松地在项目中增加三名工人，而无需增加我的G Suite每月支出。
显然，如果您不需要存储或备份TB级数据，则可能不需要此服务。 但是请记住，像4K视频作品这样的项目会非常非常快地消耗存储空间。 对我来说，这是我的存储体系结构的重要组成部分。
我唯一的担心（考虑到Google的产品杀戮历史，这是一个合理的选择）是，有一天Google会像亚马逊一样改变其无限存储政策。 我唯一真正的希望是，Google每月至少收取$ 50，而不是Amazon收取的每年$ 60。 由于存储成本一直在下降（特别是对于以大块块购买存储的Google而言），这足以使程序继续运行。
我将以我最喜欢的功能之一结束对G Suite的概述。 现在，我将大多数文档和文件存储在Google云端硬盘的云中，现在可以访问Google传奇式搜索我的文档了。
这很重要，因为Google云端硬盘不仅会搜索文本文档中的文本。 它会对所有内容进行OCR，因此即使您拍了标牌的照片并且该文件中的所有内容都是像素，Google云端硬盘也会找到它。
从1997年以来我所有邮件的Gmail和Google云端硬盘（其中存储了我所有的非政府和非FERPA限制文件）之间，我可以搜索我在所有公司中编写，下载，扫描或拍照的所有内容 的文件。
需要注意的一件事：G Suite Google云端硬盘搜索尊重访问权限。 由于我是小型公司的主要用户，因此我可以访问文件中的所有内容。 但是其他员工或合作伙伴只能通过G Suite相当可观的管理和访问控制来看到对他们开放的东西。
与几乎所有购买一样，购买决定始终取决于您的独特需求。 也就是说，几乎所有小型企业都可以负担得起G Suite的定价，并且收益非常可观。
我是否担心Google可以看到我所做的一切？ 是的 一点。 但是由于与我合作的几乎所有组织（包括政府机构）也都在使用Google的产品和服务，因此我认为Google会以一种或另一种方式看到我的东西。 只要Google竭尽全力保护自己不受侵害-而且他们比以往任何时候都处于更好的地位-我不太担心我的文档会被列入“天空指数” 。
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